Gemeinsame Nutzung unserer Tipps für vollständig virtuelle Workshops

Die Corona-Krise zwingt die Unternehmen, sich schnell anzupassen und auf vollständig digitale Lösungen zurückzugreifen. Da wir sehr eng mit den Teams unserer Kunden zusammenarbeiten, bedeutet dies, dass wir virtuelle Wege finden müssen, um die fruchtbare Zusammenarbeit fortzusetzen. Als eines unserer Teams feststellte, dass ein Kunden-Workshop (der am Morgen nach der Aufforderung der niederländischen Regierung, von zu Hause aus zu arbeiten, anberaumt worden war) kurzfristig umdisponiert werden musste, beschlossen wir, die Herausforderung anzunehmen und herauszufinden, wie man virtuelle Workshops erfolgreich durchführen kann. In diesem Blog werden wir unsere ersten Erkenntnisse mit Ihnen teilen.

Herausforderungen

Während regelmäßige Sitzungen leicht durch Telefonkonferenzen ersetzt werden können, sind Workshops eine ganz andere Sache. Um einen anregenden und erfolgreichen virtuellen Workshop zu veranstalten, gibt es einige Herausforderungen zu bewältigen. Im Vergleich zu einem persönlichen Workshop ist es zum Beispiel für den Moderator schwieriger zu erkennen, wenn die Energie der Teilnehmer nachlässt oder wenn die Teilnehmer Schwierigkeiten haben, dem Inhalt zu folgen. Einige Teilnehmer sind vielleicht durch andere Dinge auf ihren Computern abgelenkt oder haben Schwierigkeiten, etwas zu sagen, wenn sie etwas nicht verstehen.

Ebenso kann es aufgrund des fehlenden Blickkontakts und der fehlenden Konversation schwierig sein, eine persönliche Verbindung herzustellen und ein offenes Umfeld im Workshop zu schaffen. Wenn der Vortragende zum ersten Mal mit den Teilnehmern zusammenarbeitet, sind die Teilnehmer möglicherweise weniger geneigt, sich zu engagieren und einen Beitrag zu leisten. Und schließlich sind bewährte Methoden, bei denen man sich im Raum bewegt und physische Hilfsmittel wie Haftnotizen und weiße Tafeln verwendet, nicht verfügbar, und es müssen digitale Alternativen gefunden werden.

Wichtige "Spielregeln" für erfolgreiche virtuelle Workshops

Wir haben fünf wichtige "Spielregeln" für erfolgreiche virtuelle Workshops formuliert:

1. Sorgen Sie für einen soliden Ablauf
   Da es schwierig sein kann, zu improvisieren, wenn sich andere Vortragende und das Publikum nicht im selben Raum befinden, ist es noch wichtiger als sonst, die Präsentation und alle Aktivitäten gründlich vorzubereiten. Geben Sie den geplanten Zeitplan und alle Links oder Programme vorab in einer Übersichts-E-Mail an die Teilnehmer weiter. Vergewissern Sie sich, dass jeder Moderator oder Vortragende seine Rolle kennt, und beginnen Sie die Sitzung etwas früher, damit Sie Zeit haben, die technische Seite richtig einzurichten.
2. Ermöglichen Sie digitale Interaktion
   Es gibt viele praktische Methoden, um die Unterrichtssituation in einem Workshop aufzulockern, wie z. B. Breakout-Sitzungen oder die Prioritätensetzung mit Klebepunkten. Wie lassen sich diese Workshop-Methoden auf eine digitale Umgebung übertragen? An dieser Stelle können Sie kreativ werden. Bereiten Sie virtuelle Breakout-Räume vor, in denen die Teilnehmer in kleineren Gruppen diskutieren können. Verwenden Sie anstelle einer weißen Tafel mit Haftnotizen ein Trello-Board. Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Ideen in kurzen Chatnachrichten niederzuschreiben, und lassen Sie den Moderator diese (einschließlich des Namens des Verfassers) an die Trello-Wand kleben. Auf diese Weise kann der Moderator die anschließende Diskussion leicht lenken, indem er alle Teilnehmer mit Namen anspricht. Je nach Größe der Gruppe können auch zwei Personen die Moderation übernehmen - eine Person, die die Erfassung der Ideen kontrolliert, und eine, die das Gespräch lenkt.
3. Legen Sie Grundregeln fest
   Alle reden gleichzeitig oder hören plötzlich niemanden mehr - Videogespräche können zu unangenehmen (und manchmal anstrengenden) Situationen führen. Die Festlegung einiger Grundregeln hilft, einen reibungslosen Ablauf für alle zu gewährleisten. Dazu können "Do's" gehören, wie sich selbst stumm zu schalten, wenn man nicht spricht, die Webcam immer eingeschaltet zu lassen und andere zuerst ausreden zu lassen. Ein großes 'Don't': sich durch andere Aktivitäten ablenken lassen oder gleichzeitig an etwas arbeiten, das nichts mit dem Thema zu tun hat. Der Moderator sollte zu Beginn die Notwendigkeit dieser Regeln erklären und alle Teilnehmer darüber informieren, dass sie namentlich aufgerufen werden, um Fragen zu beantworten.
4. Aktivieren Sie die Teilnehmer während der gesamten
   Zu Beginn sollte sich jeder der Teilnehmer vorstellen und seine Rolle beschreiben. Später kann der Moderator alle Teilnehmer einbeziehen, indem er sie direkt mit Fragen anspricht wie: "Maria, was denkst du, was xyz mit deiner Rolle zu tun hat?". Diese Methode mag sich anfangs unangenehm anfühlen, aber sie hilft, die Teilnehmer bei der Stange zu halten und verhindert, dass alle gleichzeitig reden. Minimieren Sie Unterbrechungen, indem Sie die Teilnehmer bitten, ihre Anmerkungen im Chat zu hinterlassen, während Sie präsentieren, und sie dann in einer Pause zu besprechen.Es ist auch wichtig, die Unregelmäßigkeiten zu berücksichtigen, die sich aus der Arbeit von zu Hause aus ergeben können. Das Leben passiert - ein Kind kann unterbrechen und um Hilfe bitten, Hunde können bellen oder ein Mitbewohner kann an der Webcam vorbeigehen, während ein Teilnehmer im Workshop ist. Sagen Sie von vornherein, dass es in Ordnung ist, wenn so etwas passiert, und ermutigen Sie die Teilnehmer, so schnell wie möglich wieder mitzumachen.
5. Bitten Sie um Feedback
   Bei SparkOptimus glauben wir daran, dass der Kunde im Mittelpunkt steht. Für virtuelle Workshops bedeutet dies, die Disziplin zu haben, sofort nach Feedback zu fragen, auch wenn die Teilnehmer dem Moderator und den anderen Teilnehmern bekannt sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit den Teilnehmern erneut in einer virtuellen Umgebung arbeiten und die Erfahrung und die Effektivität verbessern wollen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Kommentare der Teilnehmer zu prüfen, und machen Sie deutlich, was Sie bei einer erneuten Durchführung ändern werden.

Das Team, das diesen Ansatz in einem Pilotprojekt erprobt hat, wird nun seine dritte virtuelle Sitzung abhalten. Die große Erkenntnis aus den bisherigen Erfahrungen - alle Teilnehmer berichten nicht nur von einer "besser als erwarteten" Erfahrung mit einem vollständig digitalen Workshop, sondern in vielen Fällen sogar von einer "besseren als persönlichen" Erfahrung Fallstudien. Wie ein Teilnehmer sagte: "Die vollständig digitale Erfahrung hat meine Erwartungen übertroffen. Schön und strukturiert und am Ende waren die Ergebnisse sofort digital verfügbar."

Mit diesen "Spielregeln" wird Ihr virtueller Workshop zum Erfolg!